Am 18. November 2017 fand das erste Treffen aller Gruppen für die Organisation des Bundesfest 2019 in Schloß Neuhaus statt. Rd. 40 Vertreter der Gruppen kamen auf Einladung von Markus Cink, Leiter der Gesamtorganisation, in das heimische Gymnasium, um gemeinsam bisher erarbeitete Abläufe, Termine und Punkte zu präsentieren. Nach der offiziellen Begrüßung durch Oberst Michael Pavlicic führte Cink durch die rd. 3 Stunden dauernde Sitzung. Es wurde eine Organisationsstruktur wie auch eine Kontaktadressenliste aller Beteiligten Gruppenmitglieder verfasst, um zielgerichtet die richtigen Personen ansprechen zu können.

 
Der Zeitpunkt des ersten Treffens erwies sich als sehr gut, da im Verlauf der Sitzung einige Überschneidungen aufgedeckt und somit schnell beseitigt werden konnten. Beginnend mit den Ergebnissen der Gesamtkoordination, welche neben Cink, Michael Pavlicic und Jochen Hoppe nun auch aus Markus Husemann besteht, wurden der Reihe nach die Einzelergebnisse dem Plenum vorgestellt. So konnte die Gruppe "Finanzen" bereits eine grobe Kalkulation vorstellen, die Gruppe "Marketing" erste Produkte und den angedachten Zeitplan sowie die Gruppe "Ökumenischer Gottesdienst und Zapfenstreich" schon detaillierte Abläufe bekannt geben. Erste Gespräche mit Firmen waren auch von der Gruppe "Marschweg und Verkehrslenkung" geführt worden, um die benötigte Kapazität an Parkplätzen für Busse und PKW´s ausweisen zu können. "Tagesablauf Samstag" und "Halle & Zelt" hatten sich organisatorisch zusammengeschlossen, da zahlreiche Überschneidungen der Gruppen vorhanden sind, um so Synergieeffekte zu nutzen. Im Anschluss an die Sitzung fand eine Begehung mit dem Fest zur Auslotung der Stände für Buden, Zelt und Lagerkapazitäten statt. Die Organisatoren des Freitag- und Samstag-Abend sind dabei die genaue Ausgestaltung der Abende zuerarbeiten sowie Künstler und Bands zu sondieren. Pavlicic berichtete für die Gruppe "Pontifikalamt am Sonntag" über erste Gespräche mit dem angedachten Hauptzelebranten.

In harmonischer Athmosphäre wurden Fragen der anderen Gruppen beantwortet und konstruktiv Kritik an Ergebnissen geübt. Vorschläge und Tipps zur weiteren Umsetzung wurden offen kommuniziert und verdeutlichte den Willen, dieses Fest zum Fest aller Schützen und Gäste zu machen; ein Aushänge Schild für Schloß Neuhaus und Umgebung. Die Teilnehmer zeigten sich zufrieden mit den Ergebnissen und dem Ablauf des Treffens und verständigten sich darauf, im halbjährlichen Rhythmus dieses zu wiederholen. Zahlreiche Fragen wurden vor Ort geklärt, Doppelarbeiten beseitigt, offene Fragen zur Vorlage für das anstehende Treffen mit dem Bataillonsvorstand und Bundesgeschäftsführer Heinrichs gesammelt und in lockerer Runde viele Absprachen getätigt. Es wurde aber auch klar, dass noch viel Arbeit vor den Organisatoren in den kommenden 22 Monaten liegt aber der Planungsstand in den Terminplan passt. Die hohe Motivation aller Schützenschwestern und -brüder deutet auf ein perfekt und umfassen organisiertes Fest in 2019 hin.

Der genaue Termin der Veranstaltung wird offiziell auf der Jahreshauptversammlung des Bataillons bekannt gegeben.